Gestione Segnalazioni

Laika Caravans S.p.A. (di seguito “Laika” o Società”) è un’azienda con una lunga tradizione che ha sempre orientato il proprio operato e quello dei propri collaboratori ai valori dell’etica, dell’integrità professionale e dell’indipendenza, agendo nel pieno rispetto della normativa applicabile, italiana e dell’Unione Europea.

Non sono tollerate violazioni di legge, procedure e regolamenti interni. Oltre a danneggiare il buon nome della Società e del Gruppo Erwin al quale Laika appartiene, ledono la fiducia del pubblico nei confronti di Laika e del Gruppo.

“L’Erwin Hymer Group tiene fede alla propria responsabilità sociale. È per questo che tutti noi, membri del consiglio di amministrazione, manager e collaboratori e collaboratrici di tutto il mondo, svolgiamo i nostri compiti sempre nel rispetto dei regolamenti, entro i limiti delle leggi vigenti e attenendoci alle nostre direttive interne”.

Incoraggiamo dunque i nostri collaboratori e i terzi a segnalare senza timore di ritorsioni anche le infrazioni potenziali di leggi, prescrizioni di legge e direttive/procedure interne della Società servendosi di questo canale, anche in forma anonima.

Per quanto riguarda ai canali del Gruppo Erwin si rinvia al relativo sito: Compliance EHG

Di seguito si illustrano i canali implementati da Laika, a livello locale, ai sensi del D. Lgs. 24/2023 (“Decreto Whistleblowing”), presupposti per effettuare le segnalazioni e relative tutele.

1. Cosa si intende per violazioni rilevante ai sensi del D. Lgs. 24/2023?

Per segnalazione si intende qualsiasi notizia/informazione avente ad oggetto potenziali reati o condotte, comunque, illecite e – più in generale – qualunque comportamento, atto od omissione contrario alle disposizioni normative, nazionali o dell’Unione europea, alle previsioni del Modello e del corpus procedurale adottati dalla Società, ai principi del Codice Etico di Laika, ai principi individuati nel Codice di Condotta di EHG, nonché alle indicazioni di cui alle policy, comunque denominate, implementate dal Gruppo, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di Laika.

In particolare – in conformità a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing – rilevano, ai fini della Segnalazione:

i) condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 (e. costituenti una o più fattispecie nell’ambito del catalogo dei reati presupposto della responsabilità degli enti), ovvero costituenti violazione delle prescrizioni del Modello (i.e. regole di condotta e/o principi di controllo richiamati nel Modello di Laika – nonché nel Codice Etico e relativo corpus procedurale della Società – per la prevenzione dei rischi nell’ambito di una o più attività sensibili rilevate a seguito della mappatura di rischio);

ii) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali (anche costituenti attuazione del diritto dell’Unione europea) relativi ai settori indicati nel Decreto Whistleblowing (e.g. appalti pubblici, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, etc.);

iii) atti od omissioni costituenti frode (o altra attività illegale) che lede gli interessi finanziari dell’Unione europea;

iv) atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione europea (e.g. violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, etc.);

v) atti o comportamenti che, comunque, vanificano l’oggetto o la finalità degli atti dell’Unione europea nei settori di cui sopra.

Non possono, invece, costituire oggetto di Segnalazioni:

• le mere voci o i “sentito dire”;
• le doglianze, contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante.

Le segnalazioni devono contenere elementi sufficientemente circostanziati, in modo da far emergere fatti e situazioni relazionati a contesti determinati (e.g. indicazione di nomi o qualifiche, di uffici specifici, di eventi particolari, etc.), al fine di consentire di procedere alle dovute ed appropriate indagini successive.

Per eventuali questioni relative all’assistenza sui prodotti commercializzati dalla Società si rinvia all’assistenza clienti.

2. Chi può segnalare?

Può effettuare una segnalazione chiunque svolga un determinato compito o funzione nel contesto lavorativo di Laika e/o del Gruppo, come, ad esempio:

• il personale di Laika e/o di società del Gruppo (e.g. tutti i dipendenti, a tempo indeterminato e non – a prescindere dal rapporto contrattuale in essere – i dirigenti, i volontari e i tirocinanti – retribuiti e non – etc.);
• gli azionisti, gli amministratori e i membri degli organi societari – e, più in generale, i soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche laddove tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• le terze parti non dipendenti (di seguito, anche, “Terzi”), categoria in cui sono ricompresi collaboratori, consulenti, lavoratori e collaboratori di fornitori di beni e/o servizi, lavoratori autonomi, lavoratori interinali o somministrati (mediante qualsiasi tipologia di contratto o incarico), nonché i soggetti che agiscono per conto o nell’interesse di Laika e/o del Gruppo (e.g. intermediari ed agenti, distributori, partner commerciali, etc.).

3. Quali sono i canali a disposizione per effettuare una segnalazione?

Le Segnalazioni, unitamente agli eventuali documenti a supporto, devono essere inviate dal Segnalante al Comitato Whistleblowing (o “Gestori della Segnalazione”), composto dall’Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/2001 (composto da un avvocato esterno alla Società) e dal Referente Compliance (ruolo ricoperto dal Responsabile Risorse Umane), ai seguenti recapiti:

Qualora uno dei membri del Comitato Whistleblowing si trovi in una delle seguenti situazioni di potenziale conflitto d’interessi: i) sia gerarchicamente o funzionalmente subordinato all’eventuale soggetto Segnalato; ii) sia il presunto responsabile della Violazione; o iii) abbia un potenziale interesse correlato alla Segnalazione tale da comprometterne l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio, le Segnalazioni sono gestite esclusivamente dal membro del Comitato che non versi in tali situazioni di conflitto di interessi.

Qualora un altro soggetto nel contesto lavorativo di Laika, diverso dal Comitato Whistleblowing, dovesse ricevere una segnalazione in forma verbale o scritta (ad esempio il superiore gerarchico del segnalante), lo stesso ha l’obbligo di trasmettere la segnalazione medesima, con immediatezza (e comunque non oltre 7 giorni dalla ricezione) ed in via esclusiva al suddetto Comitato previa informativa al segnalante.

Fermo restando l’utilizzo preferenziale dei canali di segnalazione interna sopra descritti, soltanto nei casi previsti dall’art. 6 del D. Lgs. 24/2023² il segnalante potrà ricorrere a canali esterni istituti dall’ANAC e disponibili sul relativo sito, per le sole violazioni di cui al punto ii), iii), iv) e v) del paragrafo 1.

4. Quali sono le tempistiche di gestione?

Entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della segnalazione viene inviato al segnalante apposito avviso di ricevimento ed entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione viene fornito riscontro in merito alle soluzioni previste o adottate per dare seguito alla segnalazione.

Il segnalante può, in qualunque momento, chiedere informazioni al Comitato circa lo stato di avanzamento del procedimento di gestione della Segnalazione mediante l’invio di apposita richiesta.

5. Quali sono le garanzie poste in essere da Laika?

Le procedure di segnalazione poste in essere da Laika garantiscono, ai sensi del D.lgs. 24/2023:

a) la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione. L’identità dell’autore della segnalazione non potrà essere rivelata in assenza del consenso dello stesso, salvo i casi previsti dalla legge;

b) la protezione del Segnalante e degli altri soggetti tutelati dalla norma da qualsiasi atto di ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, per ragioni connesse, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;

c) l’indipendenza e l’autonomia dei soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni;

d) l’elaborazione e la conservazione dei documenti e delle informazioni per il tempo strettamente necessario in conformità alla normativa.

Le suddette garanzie e tutele in favore del segnalante sono condizionate alla buona fede del segnalante medesimo; pertanto, sono escluse in caso di accertato dolo (ad es., calunnia) o colpa grave. In particolare, si considera in buona fede il segnalante che effettua una segnalazione avendo fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata siano vere e rientrino nell’ambito previsto dalla normativa.

La violazione delle disposizioni aziendali in materia di gestione delle segnalazioni e del D. Lgs. 24/2023 è sanzionata secondo quanto previsto dal sistema disciplinare adottato dalla Società e/o da eventuali clausole contrattuali. In particolare sono sanzionate: (i) l’accertata effettuazione con dolo o colpa grave di segnalazioni infondate; (ii) le condotte volte ad ostacolare o a tentare di ostacolare la segnalazione; (iii) le condotte o gli atti ritorsivi ai sensi dell’art. 17 d.lgs. 24/2023; (iv) la violazione della riservatezza del segnalante e degli altri soggetti previsti dal d.lgs. 24/2023; (v) il mancato svolgimento delle attività di verifica ed analisi delle segnalazioni ricevute; (vi) ogni altra violazione della citata normativa nonché delle indicazioni e delle direttive aziendali in materia.

6. Come verranno trattati i dati personali del segnalante e del segnalato?

ll trattamento dei dati personali del segnalante e del segnalato sarà effettuato in conformità al D.Lgs. n. 196/2003, al Regolamento UE n. 679/2016, al D.lgs. 24/2023 ed in base alle informative privacy.

¹ In occasione dell’incontro, la Segnalazione, previo consenso del Segnalante, è documentata a cura dei Gestori della Segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In quest’ultimo caso, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

² L’art. 6 del D.lgs. 24/2023 cita i seguenti casi:

1. non è prevista – nel contesto lavorativo di riferimento – l’attivazione obbligatoria del canale di Segnalazione interna, ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing (e.g. in materia di modalità di presentazione delle Segnalazioni interne, di garanzia della riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati, );
2. il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
4. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico